Az erős kommunikáció központi szerepet játszik szinte minden vállalat sikerében, és az ügyfelek számára továbbra is az e-mail a preferált kommunikációs forma. Az email-kezelő management felületek lehetővé teszik, hogy hatékonyabbá tegyük az e-mailek közvetítését, és rendszerezését, ezáltal növelhetjük a dolgozók produktivitását. Azonban a megfelelő management eszközök hiányában egy rendezetlen inbox több problémát okozhat, mint amennyit megold, és néhány e-mail akár el is veszhet a felfordulásban.

Tekintettel az email-kezelő felületek ügyfélszolgálatban és belső működésben betöltött kritikus szerepére, fontos alaposan megvizsgálni az elérhető lehetőségeket, hogy megtaláljuk a legjobb email-kezelési megoldást. Ebben a blogposztban megismerkedünk pár fontos fogalommal ami segít a produktivitás növelésében, és bemutatjuk saját felületünk tulajdonságait is.

Mi is az a kezelőfelület?

Az e-mail-kezelő felület egy olyan eszköz, amely segít az üzenetek tömeges kezelésében, prioritizálásában, küldésében, nyomon követésében és rendszerezésében. Ez a szoftver többféle megoldást is kínálhat, egyéneknek, kis csapatoknak és nagy szervezeteknek egyaránt.

Az email-kezelő rendszerek specializálódhatnak bizonyos felhasználási területekre is, például:

  • Ügyfélszolgálat
  • Munkavállalói támogatás/ belsős folyamatok menedzselése
  • Értékesítés
  • Marketing

Hogyan válasszunk kezelőfelületet az KKV szektorban?

Kis és középvállalkozóknál gyakran felmerülő igény, hogy szeretnének egy testre szabható, profi, üzleti felhasználásra tervezett levelezést használni, de nem rendelkeznek a szükséges szakmai ismeretekkel és erőforrással (pl. szerver, megfelelően képzett rendszergazda). Ha te is ebben a szektorban vállalkozol, valószínűleg nem is szeretnél ennek az üzemeltetésével bajlódni, legyen szó a rendszeres biztonsági frissítésekről és archiválásokról. Egy teljesen kész, azonnal használatba vehető rendszer nemcsak rengeteg időt és energiát spórol meg neked, de lehetővé teszi azt is, hogy céged növekedésére fókuszálj.

Teljes kontroll a céges levelezésedben, mindez rendszergazdai ismeretek nélkül!

A W5host által fejlesztett egyedi levelezés platformja könnyen áttekinthető, minden beállításra kiterjedt, mobilbarát, magyar nyelvű Management felületen kezelhető fejlesztés. Itt néhány kattintással tudsz új e-mail fiókot létrehozni, jelszót változtatni, automatikus választ létrehozni, és átirányítást aktiválni. Mindezek mellett naprakészen láthatod az előfizetésed adatait, statisztikákat, a műveleti naplót (pl. bejelentkezések,  beállítások), és a spam aktivitást.

Ezen kívül még számos más kényelmi funkcióval rendelkezik a levelezés szolgáltatásunk, ezek közül néhány: 

  • Magyar nyelvű, gyors e-mailes és telefonos ügyfélszolgálat
    Nem találod a Management felületen a kívánt beállítást? Írj vagy hívj, segítünk eligazodni.
  • Webmail felület
    kényelmes, mobilon is használható webmailt biztosítunk számodra.
  • Testre szabható, tanítható spamszűrő spamreport szolgáltatással.
  • Naptár szolgáltatás
    Hozz létre saját vagy közös megosztott naptárt pl. a szabadságok, vagy a tárgyaló beosztás nyilvántartására.

E-mail aláírás generátor
Pár kattintással készíthetsz profi, céged arculatához illő e-mail aláírást.

Ha már van meglévő, működő levelezésed, és váltanál a W5hostra: a meglévő levelezésed kiesésmentesen tudjuk migrálni a rendszerünkbe akár 48 órán belül.

Ha kérdésed van, vagy ha kipróbálnád az üzleti levelezés szolgáltatásunkat, akkor írj nekünk a e-mail címre !

Hogyan maradjunk produktívak a levelezésünkben?

Ha már kiválasztottad a megfelelő management felület céged számára, a következő lépés, hogy a hatékonyságot ne csak a rendelkezésedre álló eszközök biztosítsák, hanem te magad is rendszerezd a feladataidat. Az “email-kezelés 4D-je” egy olyan szakértők által elfogadott fogalom, amely gyakorlatias megközelítést biztosít az e-mail-áradat kezelésére.

A 4D-t a következő angol szavakból vettük át, és az alábbiakat értjük alattuk:

  1. Delete – Törölj: Szabadulj meg azoktól az e-mailektől, amelyekre később már nem lesz szükséged.
  2. Do it – Csináld meg: Vedd előre és válaszolj azokra az e-mailekre, amelyek fontosak vagy időérzékenyek.
  3. Delegate – Delegálj: Tedd rá csapattagjaid azokra a levelezésekre, melyek olyan témákat feszegetnek, amihez megvan a szükséges kompetenciájuk.
  4. Defer – Halassz el: Mentsd el azokat az e-maileket, amelyekre nem tudsz azonnal reagálni, és más sem tudja teljesíteni a csapatból jelenleg.

Időbe telhet, míg a 4D rutinná válik, de ha alkalmazod ezt a megközelítést produktívabb lehetsz mindennapokban.