Tudatos informatikai döntésekkel a fenntartható távmunkáért

Szabó Ádám

Léteznek olyan, nem várt külső környezeti hatások egy cég életében, amik azonnal jelentkeznek, megelőzni nem lehet őket, de megfelelő döntésekkel hosszú távon kezelhetők. 2020 minden bizonnyal a koronavírus miatt vonul be a világgazdasági elemzők évkönyvébe. Sorra jelentik be a cégek, hogy dolgozók számára otthoni munkavégzést rendelnek el, felfüggesztik  a partnerekkel történő személyes egyeztetések lehetőségét. Ezen döntésekkel várhatóan a vállalati informatikai rendszerek a korábbinál nagyobb terhelésnek lehetnek kitéve, hiszen mind a belső, mind a külső kommunikáció a digitális térre szűkül le.

A megnövekedett használat miatt többszörösére emelkedik az adatok forgalma és tárolási igénye is. Persze tudjuk, az internet kapacitás végtelen, viszont van egy rossz hírünk, ez nem ezen múlik. Amennyiben a cégek nem előre, tudatosan tervezik meg info-kommunikációs stratégiájukat, akkor egy ilyen gazdasági esemény negatívan érintheti őket. A nagyobb szoftveres, felhő alapú felhasználás, magasabb hardver igényt von maga után, azonban erre nincs felkészülve az iparág gyártás oldalról.

Elemzők szerint a gazdaság lassulása, a fogyasztás csökkenése mellett a legnagyobb veszély a munkavállalók termelékenységének negatív változása lehet a kialakult helyzetben. A munkáltató felelőssége a megfelelő munkakörülmények kialakítása a cégen belüli és az otthoni munkavégzés során is. Ez után természetesen a dolgozókon múlik a hatékonyság, illetve felértékelődnek a vezetői szerepek a szervezeten belül. Jó hír, mindenki számára van megoldás, digitális érettségtől függetlenül. Az alábbi, alapvető pontokra adott azonnali, hatékony válasz lehet a kulcs a vállalkozások számára, hogy a 2020-as évet is a terveknek megfelelően zárják.

  • Hatékonyan kommunikált belső folyamatok, a dolgozók fizikai érintkezése nélkül, eredményes működő szervezet, a vezetők személyes irányítás nélkül.
  • Folyamatos külső kommunikáció.

Egyre több cég kultúrájának szerves része a dolgozók otthonról történő munkavégzése, azonban ez - különösen Magyarországon - nem általánosan bevett szokás. Egy hirtelen jött, nem várt gazdasági változás hatására a távmunkát nem rutinszerűen használó cégek nagyon hamar versenyhátrányba kerülhetnek. Az egyszer-egyszer otthonról dolgozó, e-mailek küldő munkavállaló nem egyenlő a minden folyamatot digitálisan megoldó home office experttől. Lehet, hogy eddig egy elégséges cégen belüli e-mail váltás elég volt, de ha mindenkinek otthonról kell dolgozni, sajnos, meg kell tanulni a munkavállalóknak e-mailezni, task menedzselni, és trackingelni. A folyamatok hatékony koordinálása egy ilyen gazdasági helyzetben különösen felértékelődik.

A jól átgondolt, belső vállalati kommunikációs eszköztár erőssége lehet egy üzleti levelezést biztosító eszköz, amivel mind a szervezeti kontroll, mind a hibamentes kommunikáció megoldott. Mára nem csak azonnali fizetésre - lásd korábbi cikkünk - lehet használni az e-mail címünket, de minden program, rendszer használatához szükséges egy regisztráció, amit kivétel nélkül e-mail címhez kell kötni, vagy a felhasználónév, vagy a regisztráció aktiválása miatt. Éppen ezért javasoljuk, hogy ne ingyenes levelező rendszerekkel próbáljuk megoldani a vállalati levelezést, szánjuk rá pénzt és energiát, hogy később se legyen problémánk. Felhő alapú rendszerek tömkelege áll rendelkezésre, de biztos alapok nélkül ezek nem lesznek hatékonyak.

A külső kommunikáció tekintetében talán még fontosabb, hogy ne kerüljünk versenyhátrányba azért, mert nem megfelelő informatikai rendszereket használunk, vagy nincs meg a megfelelő eszköztár, amit a kollégák kezébe adhatunk. A személyes egyeztetéseket kiválthatjuk online meetingekkel, a memokat a korábbihoz hasonlóan megoszthatjuk, ami fontos, hogy sokkal nagyobb stabilitást igényel informatikai oldalról, ha mindent online akarunk elérni. A kapcsolattartás egy szervezet létének alapvető feltétele: ez tartja össze a szervezet tagjait, egységeit a "külvilággal", a környezettel: a hatóságokkal, a versenytársakkal, a beszállítókkal, a vásárlókkal, szakmai és egyéb szervezetekkel. A szervezetek hatékonysága, eredményessége, jó hírnevének kialakítása és megőrzése függhet attól, hogy mennyire sikeresen tudja a gazdaság különböző szereplőivel kiépíteni, fenntartani kommunikációját és mennyire tudnak hatékonyan együttműködni.

Van megoldás, az üzleti levelezés! Miben más?

Az e-mail alapú kommunikáció mára mindennapjaink része lett. Naponta több, mint 205 millárd e-mailt írunk meg, köztük több milliárd olyat, ami fontos, bizalmas, érzékeny tartalma miatt kiemelt biztonságot igényel. Szemben az általános elektronikus levelezéssel, az üzleti levelezésnek nem egy-egy személy, hanem a teljes szervezet igényeit kell lefedni. Ez mellett fontosnak tartjuk, hogy egy levelezésnek hiteles képet kell mutatni az adott cégről, amit egy ingyenes megoldást nyújtó szolgáltatóval nagyon nehéz reprezentálni.

Alapvetően tehát az adatok mennyisége, minősége és a velük történő folyamatok összessége különbözteti meg az üzleti levelezést az általános, bármely webszerver, nyilvános, országos- vagy világhálózat által nyújtott e-mail szolgáltatástól. Mi, a W5hostnál egy kifejezetten üzleti szervezetek igényeit kiszolgáló megoldást hoztunk létre, ahol a partnereink adatainak biztonsága és rájuk szabott felhasználhatósága a legfontosabb.

Válaszd a W5host üzleti levelezést, amit úgy alkottunk meg, hogy a fent felsorolt összes problémára megoldást nyújtson!

Mit nyújt a W5host üzleti levelezés?

Maximális szinkronizáció

Mobileszközről is elérhető, reszponzív, intuitív kezelőfelület, ami minden eszközre szinkronizálja a beállításokat.

Moduláris felépítés

Egyedi, rugalmas konstrukciók a vállalkozás igényeire szabva.

Kiesésmentes szolgáltatás

A levelezés minden pillanatban elérhető, az e-mailek elküldésre kerülnek és megérkeznek.

Kevesebb spam

Intelligens és testre szabható spam szűrőnk távol tartja a kéretlen levelek sokaságát a postafiókokból.

Valódi szakértői segítség

Rendszergazdai szintű támogatás minden ügyfél részére.

Kiemelt biztonság

A biztonsági funkciók segítenek megvédeni az értékes üzleti adatokat.

Megnézem az egyedi levelezés csomagokat

Megnézem

Feliratkozom a cikksorozatra!

Szabó Ádám
Szabó Ádám

Szabó Ádám eredményközpontú marketingszakember több, mint 10 éves szakmai tapasztalattal kreatív és innovatív marketing-, és értékesítési stratégiák kidolgozásában és végrehajtásában. Szakterületei az FMCG és az IT.