4+1 tanács a sikeres üzleti levelezéshez

Csepregi Zoltán

Kapcsolattartás: minden szervezet létének alapvető feltétele.

Ez köti össze a szervezet tagjait, egységeit a "külvilággal": a hatóságokkal, a versenytársakkal, a beszállítókkal, a vásárlókkal, szakmai és egyéb szervezetekkel. A hatékonyság, eredményesség, jó hírnév kialakítása és megőrzése múlhat azon, mennyire sikeresen tudja az adott vállalkozás a gazdaság különböző szereplőivel kiépíteni és fenntartani kommunikációját, hiszen ezen alapul, mennyire tudnak hatékonyan együttműködni.

Miért okozhat mégis problémát üzleti levelezésünk a mindennapos ügymenet során? Számos oka lehet, mi azokat a hasznos megoldásokat gyűjtöttük össze, melyekkel egycsapásra gördülékennyebben és sikeresebben használhatod levelezésed.

Emailcím-választás

A márka, termék, vállalkozás hitelességét nagyban befolyásolja a napi szintű kommunikációhoz használt eszközök minősége. Ilyen a levelezés is. A bizalom építését nehezítheti a nem a cégedhez köthető emailcímek használata. Az általános levelezőrendszerek – freemail, gmail, yahoo – használata helyett mindenképpen saját domaint használj! Te is nagyobb valószínűséggel rendelsz olyan szolgáltatótól/webshopból, ahol az emailcím végződése megegyezik a partner márkájával.

Biztos hosting

Fontos stabil hosting-, tárhely szolgáltatóra bíznunk levelezésünket. A jó hosting könnyen kezelhető webmail-, és menedzsment felületet, folyamatos rendelkezésre állást, 7/24 ügyfélszolgálatot biztosít. Olyan hostingra és tárhelyre van szükséged, ami a vállalkozásodnak leginkább megfelel, ezért válassz körültekintően! Nem érdemes ezen spórolni, hiszen egy szerverleállás vagy megtelt tárhely miatt kézbesíthetetlen levelek roppant kellemetlen helyzeteket idézhetnek elő.

SPAM szűrés

A levélszemét kiszűrésének beállítása az egyik fontos biztonsági pont. Optimális esetben a szűrési feltételeket tetszőlegesen lehet állítani, a megadott szabályokat a rendszer automatikusan szinkronizálja. Az így kialakított fehér és feketelisták, a többszintes szűrési erősség, valamint a tanítható spam szűrők időt és energiát takarítanak meg a cégnek.

Biztonsági mentés

Egy mentés nem mentés - a levelezés esetében sem! Nemcsak adataink külső támadások elleni védelme kulcskérdés, hanem azok biztonságos tárolása is. Utóbbira a legcélravezetőbb megoldás a folyamatos biztonsági mentés. Törekedni kell a biztonsági mentések szabályszerűségére, de a vállalkozásodra szabva tanácsos kialakítani ezt is: aszerint érdemes beállítani, hogy napi, heti vagy havi gyakorisággal történjen, hogy az a beérkező és tárolandó adatok milyen intenzitással frissülnek.

+1  Megbízható szolgáltató választás

Mi köti össze az előző négy pontot? Egy olyan szolgáltató, aki teljeskörűen támogatja céljaink elérését, és magas minőségben segíti üzleti levelezésünk működését nap, mint nap. Az üzleti levelezés túl fontos ahhoz, hogy csak ár határozza meg, melyik szolgáltatót válasszuk! Nézzük meg, hogy az adott szolgáltató milyen partnereiknek dolgozik, milyenek a referenciái, szakmai kompetenciái. Fontos, hogy tisztában legyünk a vállalkozásunk igényeivel a legapróbb részletekig - mindenképpen ezekhez illeszkedő megoldást válasszunk.

Feliratkozom a cikksorozatra!

Csepregi Zoltán
Csepregi Zoltán

Csepregi Zoltán, a W5labs márkacsoport alapítója és ügyvezetője, az Év Fiatal Üzletembere Díj kitüntetettje. Vállalkozását 2018-ban beválasztották az OTP Business Nagykövet programjába. Az IT szektorban szerzett tapasztalatait kezdetekben hálózatüzemeltetéssel és személyi informatikai szolgáltatásnyújtással alapozta meg. Induló vállalkozásának fő profilja is a hostinghoz kapcsolódott, ugyanakkor a W5labs mára egy 30 főt foglalkoztató digitális kreatív ügynökséggé nőtte ki magát, széles körű megoldásokat nyújtva a grafikai tervezéstől a webfejlesztésen át az egyedi hosting-szolgáltatásokig. Közel 15 éves szakmai tevékenysége során a kezdeti megszállottság és eltökéltség a minőségi szolgáltatások létrehozása iránti vággyá formálódott és az így összegyűjtött szakmaiságot mára már nem csak személyében, de vállalkozásán keresztül is megosztja a nagyvilággal. Az évek során szakterületévé vált a vállalkozásfejlesztés és értékesítés, a kezdeti hálózatüzemeltetésből/Linux alapú szerverüzemeltetésből nyert tapasztalat pedig kiegészült biztonságtechnikai szemlélettel, mely folyamatos fejlődésen keresztül elért naprakész tudást biztosít számára az informatika ezen területén. Ez a tudás és az IT szakma iránti elhivatottsága vezérli, hogy folyamatos tanulással és fejlesztésekkel a leghatékonyabb technológiai megoldásokat kínálja ügyfeleinek.