A Te céged felkészült a távmunkára?

Csepregi Zoltán

A távoli munkavégzés a 21. században nem számít újdonságnak. Valamilyen formában szinte minden cégnél volt már erre példa: vannak, akik aktívan megadják ennek a lehetőségét az alkalmazottak számára, mások kényszerből valahogy megoldják azokat az alkalmakat, amikor valaki otthonról, vagy kiküldetésből kénytelen ellátni mindennapi feladatait.

Hordozható laptop, otthonról is elérhető adatbázisok és videókonferenciás alkalmazások - mindannyian vettünk már részt céges megbeszélésen ilyen módon. De mi van akkor, ha az egész cég egyszerre kényszerül távmunkára? Amikor senki sincs bent az irodában, és nem csak 1-1 munkavállaló bekapcsolódását kell megoldani?

“Hallo, hallotok? Várjatok, nem tudom bekapcsolni a mikrofont. Hallo, most? Hallotok?” - ismerősek ezek a mondatok?

Az eddig jól bevált módszerek csődöt mondhatnak, és pillanatok alatt fordulnak káoszba eddig jól működő rutinjaink. Ez fokozottan igaz azon vállalkozások esetében, akik eddig sem voltak berendezkedve a távoli munkavégzés feltételeihez. Azonban mindenre van megoldás! Ha kellő időben felismerjük a problémát, akkor már az elején úgy tudjuk kialakítani a rendszert, hogy minden apróságra gondolunk, ami a cégünk mindennapjait meghatározza.

Ebben a cikkben bemutatunk 5+1 tippet, amire érdemes figyelni, ha most tanuljuk a távmunkát

1. Tárhely

Az e-mail, mint kommunikációs csatorna szerepe felértékelődik a következő időszakban. Az eddig megszokottnál sokkal több fájlt fogunk mellékelve küldeni, sokkal több embernek. Még ha rendelkezel is felhő tárhellyel, vagy használsz fájlmegosztó szolgáltatást, nagyon sok fájl csatolva fog kimenni. Ez pedig óhatatlanul is hozzájárul ahhoz, hogy a postafiókok hamarabb megteljenek. Az pedig nem megoldás, hogy minden egyes nap törölgessük a régi leveleinket - rengeteg értékes időt pazarlunk el rá, és ha elfelejtjük, előfordulhat, hogy az üzlet szempontjából fontos e-maileket nem kapjuk meg - ezt pedig most senki sem engedheti meg magának.

Tipp: Jól jön ilyen esetben, ha a szolgáltatónál rugalmasan lehet kezelni a tárhelyek méretét - akár ideiglenesen is.

2. Beérkező / elküldött levelek elérhetősége

Biztosan sokan találkoztatok már a POP3 és IMAP kifejezésekkel. A POP segítségével a levelező kliens letöltheti a fiókba érkező leveleket. Előnye, hogy ezzel a saját eszközön tároljuk és folyamatos internet kapcsolat nélkül olvashatjuk/kezelhetjük leveleinket. Hátránya, hogy alapesetben letöltés után az üzenet törlődik a szerverről. Ez azt jelenti, hogy bejövő/kimenő leveleket egyszerre csak egy eszközön tárolhatjuk, vagyis ha egy levelet elolvastunk vagy megírtunk a számítógépünkön, az például a mobilunkon már nem fog megjelenni a beérkezett/kimenő üzenetek között.

Az IMAP a POP3 megoldás szöges ellentéte. Leveleink biztonságosan, a szerveren tárolódnak, de bármelyik eszközünkre ugyanúgy szinkronizálódnak. Például, ha egy levelet áthelyezek egy másik mappába, vagy csak megjelölöm olvasottként, a módosítások a mobil alkalmazásban is ugyanúgy látszódni fognak a frissítés után.

Ha a levelezésünkben POP3 van beállítva, és a távoli munkavégzés miatt egyszerre több eszközön szeretnénk elérni leveleinket, vagy otthonról kell hozzáférnünk korábban fogadott, elküldött üzenetekhez, bizony gondot okozhat, ha akkor szembesülünk vele, hogy ez nem fog menni, vagy legalábbis rendszergazdára van szükség a beállításához.

Tipp: Válasszunk olyan szolgáltatót, ahol a saját admin felületünkön mi magunk tudjuk beállítani ezeket az opciókat, ezzel nem tesszük másoktól függővé és kiszolgáltatottá cégünk elsődleges kommunikációs csatornáját.

3. Levelezőlisták, aliasok

Megváltozik a kommunikáció azokkal a kollégáinkkal is, akikkel eddig egy szobában, egy irodában ültünk. Amit eddig elég volt átkiabálni a másik irodába, most írásban kell megtenni az információáramlás érdekében. A közös projekten dolgozó munkatársak rendszeres egyeztetése is áttevődik a személyes megbeszélésekről a végtelen hosszúságúra nyúló levélláncokra. Itt azonban nem fog azonnal kiderülni, ha valakit véletlenül lehagytunk a levélről, de amikor észrevesszük, már késő lesz. Viszont ha létrehozunk az egyes projektekre, munkacsoportokra egy levelezőlistát, amihez hozzáadjuk az összes érintett felet, akkor egyrészt időt spórolunk meg a címek egyesével történő bepötyögésével, másrészt biztosan nem fogunk senkit lehagyni, aki fontos lenne.

Tipp: Érdemes olyan megoldást keresni, ahol ezeket a listákat manuálisan, kézzel mi magunk is létre tudjuk hozni, ahogy a munkák szervezése és a rutinok igénylik.

4. Központi e-mail cím több kezelője

Van a honlapodon olyan kapcsolati űrlap, nyomtatvány form, amelyen keresztül a látogatók üzenetet tudnak küldeni, ez pedig automatikusan befut az info@sajatcegem.hu postafiókba? Na de mi van akkor, ha ezt központi e-mail címet több személy is kezeli párhuzamosan, de eddig szóban meg tudtak egyezni, hogy melyik megkeresést ki kezeli? Ilyenkor érdemes akár témák alapján felosztani az egyes feladatokat, hogy ne legyen keveredés. A munka megkönnyítésének érdekében pedig különféle szűrőket és átirányításokat is be lehet állítani, hogy a feladat felelőséhez egyértelműen eljusson az üzenet

Tipp: Ha az üzleti levelezés szolgáltatónk kellően rugalmas, és lehetővé teszi a szűrők, átirányítások manuális beállításának lehetőségét, akkor pár kattintással percek alatt mi magunk eldönthetjük, hogy milyen szabályrendszer alapján fogjuk melyik kritériumnak megfelelő üzeneteket melyik munkatársnak továbbítani.

5. Biztonság és megbízhatóság

A vállalati, céges rendszerünk és hálózatunk lehet, hogy fel van készülve a fenyegetések és támadások kivédésére, de alkalmazottaink többsége most saját hálózatukon, esetleg otthoni gépükön keresztül fognak hozzáférni céges adatokhoz. Itt a kevésbé rutinos kollégák elkövethetnek olyan hibákat, mellyel sebezhetővé teszik üzleti adatainkat. Itt nem csak vírusokról és rosszindulatú kártevőkről beszélhetünk, hanem arról is, ha valaki véletlenül töröl ki fontos leveleket. Amellett tehát, hogy szóban is felkészítjük őket, mire érdemes figyelni, az sem hátrány, ha a levelezés szolgáltatónk is fel van készülve erre.

Tipp: Lehetőség szerint olyan szolgáltatást válasszunk, ahol alap a kétfaktoros bejelentkezés, az automatikus és kézi mentés lehetősége, illetve a kimenő leveleink bármikor letilthatóak központilag is.

+1 Közel a segítség

A távmunkát még most tanuló, levelezési és egyéb beállításokban kevésbé rutinos cégek közül nem mindenki engedheti meg magának, hogy külön rendszergazdát tartson fenn - főleg, ha eddig nem volt indokolt a szerepe. Azonban nem mindenki fog tudni kiigazodni a technikai részletekben azoknál a szolgáltatóknál, ahol IT szakember segítségére van szükség.

Tipp: Éppen ezért felértékelődnek most azok a megoldások, ahol egyrészt rengeteg beállítást a cég vezetője, alkalmazottai maguk is tudnak kezelni - olyan intuitív és átlátható kezelőfelületen keresztül, ami végigvezeti a folyamaton azt is, aki eddig nem végzett még el ilyen beállításokat - másrészt pedig ahol valódi, rendszergazdai szintű segítséget kaphatnak a szolgáltatótól mind az átállás, mind a beállítások során.

Mindezekre a problémákra megoldást kínál a W5host üzleti levelezés!

A W5host egy újgenerációs hosting és levelezés szolgáltatás, ami támogatja partnereink zökkenőmentes levelezését, biztonságát, és intelligens, automatizált funkciókkal, illetve testreszabhatóságával megkönnyíti mindennapi működésüket.

Nincs szükség bonyolult rendszergazdai beállításokra – az áttekinthető irányítópulton egyszerűen és gyorsan beállítható minden paraméter.

W5host – a közös nevező

A W5host üzleti levelezés tökéletesen ötvözi a nagy szolgáltatók által nyújtott megbízhatóságot és kényelmet a kisebb cégek egyedi ügyfélkiszolgálásával, mind a modularitás és a támogatás terén.

  • Áttekinthető, saját menedzsment és admin felület: a legtöbb beállítás azonnal, külső segítség nélkül is beállítható, bármikor rugalmasan változtatható.
  • Maximális szinkronizáció: Mobileszközről is elérhető, reszponzív, intuitív kezelőfelület, ami minden eszközre szinkronizálja a beállításokat.
  • Moduláris felépítés: Egyedi, rugalmas konstrukciók a vállalkozás igényeire szabva, a tárhely mérettől kezdve a szerver környezetig.
  • Kiesésmentes szolgáltatás: A levelezés minden pillanatban elérhető, az e-mailek elküldésre kerülnek és megérkeznek.
  • Kevesebb spam: Intelligens és testre szabható spam szűrőnk távol tartja a kéretlen levelek sokaságát a postafiókokból.
  • Valódi szakértői segítség: Rendszergazdai szintű támogatás minden ügyfél részére.
  • Kiemelt biztonság: A biztonsági funkciók segítenek megvédeni az értékes üzleti adatokat.

Válaszd a W5host üzleti levelezést!

Megnézem az egyedi levelezés csomagokat

Megnézem

Feliratkozom a cikksorozatra!

Csepregi Zoltán
Csepregi Zoltán

Csepregi Zoltán, a W5labs márkacsoport alapítója és ügyvezetője, az Év Fiatal Üzletembere Díj kitüntetettje. Vállalkozását 2018-ban beválasztották az OTP Business Nagykövet programjába. Az IT szektorban szerzett tapasztalatait kezdetekben hálózatüzemeltetéssel és személyi informatikai szolgáltatásnyújtással alapozta meg. Induló vállalkozásának fő profilja is a hostinghoz kapcsolódott, ugyanakkor a W5labs mára egy 30 főt foglalkoztató digitális kreatív ügynökséggé nőtte ki magát, széles körű megoldásokat nyújtva a grafikai tervezéstől a webfejlesztésen át az egyedi hosting-szolgáltatásokig. Közel 15 éves szakmai tevékenysége során a kezdeti megszállottság és eltökéltség a minőségi szolgáltatások létrehozása iránti vággyá formálódott és az így összegyűjtött szakmaiságot mára már nem csak személyében, de vállalkozásán keresztül is megosztja a nagyvilággal. Az évek során szakterületévé vált a vállalkozásfejlesztés és értékesítés, a kezdeti hálózatüzemeltetésből/Linux alapú szerverüzemeltetésből nyert tapasztalat pedig kiegészült biztonságtechnikai szemlélettel, mely folyamatos fejlődésen keresztül elért naprakész tudást biztosít számára az informatika ezen területén. Ez a tudás és az IT szakma iránti elhivatottsága vezérli, hogy folyamatos tanulással és fejlesztésekkel a leghatékonyabb technológiai megoldásokat kínálja ügyfeleinek.